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Gérer vos archives

En tant que personnes privée

Législation et réglementation applicables aux archives privées

L’article L 212-8 reconnaît aux services départementaux d’archives le droit d’accueillir et de conserver des fonds d’archives privées. 

Le mode d’entrée réglementaire des archives publiques est le versement. En revanche, on ne peut pas parler de versement pour les archives privées. Cinq modes d’entrée peuvent se distinguer :

Le don : remise irrévocable de documents ou d’objets, impliquant un transfert de propriété.

Le dépôt : remise temporaire de documents ou d’objets, n’impliquant pas de transfert de propriété.

La dation : remise irrévocable de documents ou d’objets valant paiement en nature de certains impôts, impliquant un transfert de propriété.

Le legs : remise irrévocable de documents ou d’objets par le biais d’un testament, impliquant un transfert de propriété.

L’achat : remise irrévocable de documents ou d’objets contre paiement, impliquant un transfert de propriété.

Faire un don aux Archives départementales

Nous confier vos archives, c’est vous assurer de leur conservation définitive et rendre accessible au plus grand nombre le patrimoine dont vous êtes détenteurs. Vos archives seront classées et mises en valeur, pour le plus grand profit de la recherche historique. 

Toute proposition de don peut être faite auprès du secrétariat des Archives départementales, soit par écrit (en détaillant explicitement la nature des documents proposés), soit en prenant rendez-vous avec la directrice. La proposition sera examinée par une commission interne d’acquisitions, destinée à statuer sur son acceptation ou non. Cette commission se réunit une fois par mois. 

En tant que personne publique

En tant qu’agent public (titulaire ou contractuel), salarié d’un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public ou encore officier ministériel, vous produisez tous les jours des archives publiques. 

La bonne conservation des archives, un enjeu démocratique

Se distinguant de la documentation et des publications soumises au dépôt légal, les archives publiques sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires du Code du patrimoine, destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe aussi bien documents papier que données numériques et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création.

Comme le rappelle la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l’UNESCO, « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ». Parce qu'elles permettent à chaque citoyen d'exercer son droit « de demander compte à tout agent public de son administration » (Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, art. 15), elles doivent être conservées de façon raisonnée et étudiée.

Une organisation à mettre en place avec l’aide de l’administration des archives

Pour être efficace, la gouvernance de l'information doit être prise en compte à un haut niveau hiérarchique et très en amont, dès la création des données et des documents par les services. Elle nécessite la conception d'une stratégie d'archivage, la définition d'objectifs et l'allocation de moyens et de compétences appropriés. En effet, jusqu'à son éventuelle élimination ou versement dans le service public d'archives compétent, tout document ou donnée est placé sous la responsabilité unique du service qui l'a produit (Code du patrimoine, art. L212-4 ). 

Tout producteur d’archives publiques peut faire aux Archives départementales. Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat portant notamment sur « les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination des archives » (Code du patrimoine, art.R212-3), elles peuvent vous aider à : 

Évaluer votre production documentaire : expertise du cycle de vie et du sort final des données et documents produits ; analyse des procédures de travail ; rédaction de tableaux de gestion ; évaluation des espaces de stockage. 

Vous conseiller dans la gestion quotidienne de vos documents : définition de plans de classement, d’arborescences, de règles de nommage. 

Sélectionner les archives présentant un intérêt patrimonial : aide à la préparation de versements, instruction des bordereaux d’élimination et de versement. 

Vous sensibiliser à la conservation de vos archives : conception et animation de formations sur-mesure et gratuites.